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Giulia Son

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Ottimizzare il tempo: tecniche per organizzare il lavoro.

Hai scelto la vita da Solopreneur perché volevi più indipendenza, un mestiere in cui riconoscerti, la libertà di gestire il tuo tempo e vivere ogni tua giornata in linea con le tue esigenze e aspirazioni.

Beh, dimmi un po’: come sta andando? 

Se la risposta è mica tanto bene, perché ogni minuto è pieno zeppo di roba da fare e scadenze che ti stressano, è il momento di correre ai ripari. 

Per dimostrarti tutto il mio supporto sfegatato, da Solopreneur a Solopreneur, voglio raccontarti come puoi ottenere e mantenere, giorno per giorno, e con energia, il pieno controllo sulla tua attività.

Non è utopia: è ottimizzazione del tempo, e una predisposizione mentale che, con le tecniche giuste, può essere appresa benissimo.

Perché è importante ottimizzare il tempo?

Ottimizzare il tempo è essenziale perché, spoiler!, in un giorno ci sono 24h, ma non sono tutte disponibili per lavorare: dovrai pur lavarti, dormire, mangiare… no?

È indispensabile pianificare le cose da fare in modo davvero sostenibile, così da arrivare a fine giornata con ancora gli spazi – e la forza vitale – per prenderti cura di te e della tua sfera privata, senza rischiare il burnout.

Sì, c’è chi afferma che preferisce andare a braccio perché “non vuole sentire costrizioni”, “ama improvvisare” e altre simpatiche sciocchezze di questo tenore.

Mi permetto, però, di dissentire; perché senza un programma preventivo, invece di agire, finiamo per reagire a quello che ci capita, senza essere davvero a capo della nostra attività.

Ma tu hai scelto la vita da Solopreneur perché volevi fin dal primo istante un Business da gestire in autonomia e che esprimesse tutta la tua individualità.

Allora, lascia che ti dica l’amara verità: mettersi in proprio significa prendersi la responsabilità del proprio tempo e decidere come disporne, facendoti carico anche di ogni possibile imprevisto.

Come misurare il tempo per pianificare il lavoro da Solopreneur.

Amo lə miə Clienti e quello che faccio, ma non voglio passare tutto il mio tempo da sveglia a lavorare

Quando organizzo la mia agenda, una porzione – e pure bella abbondante! – della mia settimana la lascio vuota, per fare quello che mi gira: decorare la mia agenda, mangiare la pizza sul divano mentre riguardo per la milionesima volta Il Signore degli Anelli (versione estesa), organizzare il mio prossimo viaggio, prendermi cura della mia creatività…

Quindi, se hai deciso che è arrivata l’ora di fare sul serio con la pianificazione, il primo passo è analizzare il tempo che ti serve per fare le cose, e decidere poi quante ore puoi dedicare al lavoro.

Se in una settimana vuoi dedicare allə Clienti X ore, prenditi impegni per molte meno perché ci sarà sempre l’emergenza, la consegna imprevista, un improvviso malfunzionamento di qualche strumento. 

Se poi non succede nulla tanto meglio: potrai portarti avanti con gli impegni della settimana successiva. Ma, se succede…

Strumenti e tecniche per ottimizzare il tempo.

Ora che hai ben chiaro quanto tempo hai a disposizione, puoi, finalmente, iniziare a organizzare il tuo lavoro.

La cosa importante è imparare a riconoscere a colpo d’occhio quali sono le cose che richiedono la tua immediata attenzione, e quali puoi rimandare al giorno o alla settimana seguente.

Ottimizzare il tempo significa proprio questo: riuscire a dedicarsi a quelle attività che – davvero – ci avvicinano al risultato che desideriamo ottenere.

In certi casi è evidente: se c’è una task da cui dipendono altre azioni, è la prima a cui dedicarsi. Per fare un esempio easy, se voglio programmare un articolo sul blog dovrò prima scriverlo. 

Ma non è sempre così facile stabilire correttamente le nostre priorità e organizzarle nel modo strategico, scansando le finte urgenze che arrivano da fuori.

La Matrice di Eisenhower.

Se hai difficoltà a distinguere al volo ciò che davvero è urgente da ciò che non lo è, la Matrice di Eisenhower è un sistema semplicissimo che ti permette di organizzare il lavoro in base alle priorità.

La cosa figa di questo strumento è che non devi scaricare nessuna app, tool o altra diavoleria digitale perché puoi realizzarla in modo velocissimo: bastano un foglio e una penna, seguendo le istruzioni che ho riassunto qui.

La tecnica del pomodoro.

Nella tecnica del pomodoro il concetto di base è quello di suddividere il lavoro in intervalli di tempo, chiamati “pomodori”, solitamente della durata di 25 minuti, seguiti da una pausa di 5 minuti per ricaricare le energie.

Questo perché pare che il nostro cervello funzioni meglio quando organizziamo il lavoro in sessioni concentrate su compiti specifici, per brevi periodi di tempo, invece che affrontare lavori prolungati senza mai nemmeno una pausa. 

Su YouTube ci sono un sacco di video con rumori di fondo che ti aiutano a tenere il tempo. Tipo questo “ambientato” nella sala Comune di Corvonero a Hogwarts.

Yes, of course I’m a Corvonero!

Il batching.

Nel batching si raggruppano attività simili in blocchi per ridurre le interruzioni e mantenere la concentrazione su una singola attività alla volta. 

Per esempio, se ti metti a scrivere e pubblicare i contenuti che hai previsto nel tuo Piano Editoriale giorno per giorno, finirai per interrompere i tuoi impegni, rubando un sacco di tempo alle altre attività previste. Molto meglio, invece, dedicarti alla produzione dei tuoi articoli per il blog o post per i social fermando un giorno specifico della tua agenda, ad esempio una volta al mese.

Questo vale per ogni tipo di attività: ho imparato ad accorpare il lavoro amministrativo o concentrare le call in giorni prestabiliti perché mi aiuta ad essere più veloce e produttiva.

Il Metodo 1/3/5.

Il metodo 1/3/5 è un approccio alla gestione delle attività che prevede di identificare:

  • 1 sola grande attività prioritaria che potrebbe richiedere una quantità significativa di tempo e impegno, come la registrazione di un nuovo video per il tuo canale Youtube;
  • 3 attività di dimensioni medie per supportare l’obiettivo principale, ma comunque significative per il tuo progresso, come scrivere la scaletta del video da registrare;
  • 5 attività più piccole che richiedono meno tempo e sforzo rispetto alle precedenti, come organizzare il set della registrazione, decidere quale abito indossare o fare una prova delle luci.

Delegare per ottimizzare il tempo.

Ad un certo punto della crescita del tuo Business, non sarai in grado di gestire ogni cosa con le tue mani.

Ma affidare a qualcun altrə – ad esempio, una risorsa esterna – un pezzo della nostra attività può essere una sfida: perché significa ammettere di non essere onnipotenti; perché subentra la paura che sia un investimento troppo grande, perché… beh, perché i nostri Business sono nostre creature, no?

Ma delegare vuol dire anche liberare il tempo per investirlo in ciò che ci viene meglio. Non sai se è arrivato il momento giusto per affidare ad altre mani un pezzetto del tuo Business? Prova a leggere qui.

Don’t worry, I have a Plan. A Business Plan.

Per pianificare in modo strategico le azioni giornaliere per creare il Business dei tuoi sogni l’importante è partire da ciò che funziona meglio per te, dai tuoi obiettivi e da altre considerazioni di partenza. Insomma, dal tuo Business Plan.

Per lavorare e restare al passo con gli impegni che mi sono data, io uso un mix di tutte le tecniche che ti ho elencato fino ad ora, a seconda del flusso del lavoro o delle attività che ho pianificato per quel periodo. Ma anche di come mi sento.

Arrivare a questo sistema per essere produttiva non è stato facile: mi sono armata di agenda e matita per imparare a gestire efficacemente la libertà di disporre del mio tempo

P.s. Ma non voglio che tu debba faticare come è successo a me; ecco perché ho studiato Yellow Brick Road, un percorso individuale di 7 giorni che ti aiuterà a stilare il tuo Business Plan. 

‘sto famigerato Business Plan è lo strumento da cui partire per sapere esattamente quali passi compiere per muoverti verso i tuoi obiettivi, in che ordine, con quali modalità organizzare il lavoro e ottimizzare il tempo delle tue giornate da Solopreneur.

Poi, però, come sistemare quei passi nella tua agenda è un altro discorso. E spetta interamente a te.

Ma è questo il bello, no?

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