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Giulia Son

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Come avere una routine senza perdere spontaneità.

Una delle resistenze più comuni ad una sana e strutturata organizzazione è l’idea che questa sia contraria alla creatività. Tante Libere Professioniste temono che la pianificazione impedirà loro di essere spontanee. In realtà, definire una buona struttura per la settimana o la giornata lavorativa è proprio quello che serve per lasciar fluire la spontaneità.

Quella che l’organizzazione sia una nemica della creatività non solo è la scusa preferita di chi non ama agende e To-Do List, ma è anche una convinzione che viene presto meno quando davvero si fa della propria creatività un mestiere. Se c’è un buon modo per impedire l’ispirazione è aspettare che questa arrivi da sola.

Ad esempio, lo scrittore Stephen King afferma che scrivere deve essere un esercizio quotidiano e che, anzi, è importante darsi un obiettivo minimo di parole ogni giorno: per lui, dovrebbe essere di almeno 1000.

Da designer, conosco benissimo la frustrazione che provo quando in agenda ho stabilito di lavorare a dei concept per un Marchio ma, quando mi siedo davanti al blocco schizzi e l’idea geniale fatica ad arrivare. Ho anche imparato, però, che l’unico modo per arrivare ad un risultato è iniziare a disegnare: anche cose stupide, anche cose brutte, anche cose che non funzionano. Perché sono sempre quelle che mi conducono al risultato.

La pianificazione serve a fare spazio.

L’idea che organizzare il proprio tempo sia nemico della spontaneità deriva forse dal fatto che intendiamo la pianificazione come l’arte di riempire ogni minuto del nostro tempo di attività. Non è così: in realtà, pianificare serve a stabilire correttamente le nostre priorità e organizzarle nel modo più strategico, così che possiamo dedicarci a tutte le azioni sulle nostro To-Do List nel minor tempo possibile.

E cosa fare col tempo che avanza? Lasciare spazio alla creatività, è ovvio.

Adattare una routine settimanale e giornaliera.

Con questo articolo non ho intenzione di suggerirti la Miracle Morning o di pianificare fin nel dettaglio ogni istante della tua vita. Nemmeno condividerò con te la mia routine: prima di tutto perché non ne ho una precisa, e poi perché sono del tutto convinta che ognuna di noi debba trovare il proprio metodo.

Ma ho scoperto che per me funziona organizzare ogni settimana, e ogni giornata all’interno di una settimana, per macro-blocchi e obiettivi. Ho imparato che dedicarmi ad attività simili nello stesso giorno mi aiuta ad essere più veloce e produttiva: ad esempio cerco di accorpare il lavoro amministrativo, organizzo le call con i Clienti in giorni prestabiliti o concentro il batching dei contenuti per i miei canali di comunicazione.

Comincio da una Lista di cose da fare.

Quando, la domenica sera o il lunedì mattina, organizzo la mia agenda settimanale, la prima cosa che faccio è stilare la mia To-Do List: l’insieme di tutti gli obiettivi e le azioni da portare a termine entro il venerdì pomeriggio. Scrivo tutto in ordine e mi assicuro di aver considerato proprio tutto: le attività più grandi, ma anche quelle di “ordinaria manutenzione”.

Stabilisco le priorità.

Il secondo step consiste nell’individuare quali azioni sono le più importanti, a cosa dare la priorità. In certi casi è evidente: se c’è una task da cui dipendono altre azioni, è la prima a cui dedicarmi. Per fare un esempio scemo, prima devo scrivere la newsletter mensile e solo dopo posso programmarne l’invio. Scoprirai che questo principio si applica alla maggior parte dei tuoi impegni lavorativi.

Inoltre, ogni settimana controllo di aver segnato con cura gli appuntamenti e le scadenze.

Accorpo le azioni e le distribuisco.

Una volta che ho ben chiare le cose da fare e la loro priorità, a questo punto è piuttosto facile organizzare tutto all’interno della settimana: faccio in modo di accorpare le azioni simili in modo da ottimizzare il lavoro, di dare la precedenza a quelle con la priorità più alta e, bonus trick, di alternare compiti più “creativi” ad altri più “pratici”: ad esempio, se un giorno mi dedico alla progettazione di un Marchio, magari quello dopo lo riservo all’amministrazione. È una preferenza personale, ma trovo che questo mi aiuti a essere più produttiva ma, al tempo stesso, creativa.

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