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Giulia Son

Come pianificare un anno di business.

This is my year.

Quando, a settembre, le giornate iniziano a rinfrescarsi e si intravedono i primi segnali dell’Autunno, mi scatta qualcosa dentro: una sorta di orologio biologico mi dice che è finalmente arrivato il momento di cercare una nuova agenda per l’anno successivo.

Sono una pianificatrice seriale, un’amante della cartoleria e una compulsiva ricercatrice dell’ordine nel caos. L’agenda per me è un oggetto sacro attraverso cui mi prendo cura del mio tempo, del mio lavoro, delle mie relazioni. Forse ti sembrerà un’esagerazione, ma ho una relazione viscerale con questo insieme di pagine datate e uso l’agenda come catalizzatore di desideri, visioni e progetti. Qualunque cosa non sia scritta lì sopra, non esiste. Di contro, quando pianifico, ecco che magicamente anche i sogni più folli prendono forma.

Questo naturale talento nell’organizzazione mi è tornato un sacco utile nella mia carriera da Solopreneur. Gestire il proprio tempo in libertà è una figata, ma anche un bel rischio: se non lo facciamo bene rischiamo di trovarci sommersə da impegni arretrati, richieste a cui non sappiamo dire di “no”, imprevisti e imminenti disastri.

Ed è nel prevenire questa evenienza che la pianificazione anticipata diventa importante.

Pianificare il business come Solopreneur.

È necessario lavorare sulla pianificazione, soprattutto nel business, perché è così che otteniamo, e manteniamo, il controllo sulle nostre attività.

Pianificare significa porsi degli obiettivi e, di conseguenza, scegliere la strada per raggiungerli: in pratica, definire l’itinerario del viaggio. Certo, imprevisti e deviazioni sono sempre in agguato ed è impossibile evitarli del tutto; ma, anche quando costrettə a delle piccole deviazioni, una pianificazione accurata ci aiuterà a ritrovare la giusta direzione.

Senza un programma preventivo, invece di agire finiamo per reagire a quello che ci capita senza davvero la facoltà di fare le nostre scelte.

Come Solopreneur, mantenere il controllo sulle nostre attività è cruciale: fa la differenza fra un lavoro e un hobby molto costoso. Nonostante questo, c’è ancora chi afferma che preferisce andare a braccio perché “non vuole sentire costrizioni”, “ama improvvisare” e altre simpatiche follie del genere.

Libertà è pianificazione.

Mi scuserà Gaber per la parafrasi, ma esprime benissimo la mia opinione: è attraverso la pianificazione che facciamo spazio alla libertà.

Se non studiamo in anticipo come organizzare gli impegni, quegli stessi impegni finiranno per occupare ogni momento delle nostre giornate: se non li limitiamo ad alcune zone temporali, il tempo finiranno per prenderselo tutto.

Se, invece, stabiliamo in partenza quando dedicarci alla nostra To-Do List, sapremo anche ritagliarci lo spazio per attività creative, inseguendo l’ispirazione del momento.

Ecco perché ti consiglio caldamente di allenare il tuo muscolo della pianificazione: su scala giornaliera, quando organizzi appuntamenti e impegni; e su scala annuale, per dedicarti ai tuoi obiettivi di business e alla crescita della tua attività.

Perché pianificare un anno in anticipo.

La pianificazione di medio periodo è, di solito, impostata su base annuale. Questo avviene per un motivo molto semplice: l’anno fiscale – quello su cui, come professionistə, paghiamo le tasse – va dal 1 gennaio al 31 dicembre. Per comodità è opportuno stabilire obiettivi economici che seguano lo stesso calendario. Così i conti sono più facili.

Pianificare un anno intero non vuol dire che fissare a gennaio gli appuntamenti di novembre (ma sarebbe fantastico: significherebbe andare sold-out in tempi rapidissimi!). Il Business Plan annuale non entra nel dettaglio delle tue giornate, ma imposta a grandi linee gli eventi più importanti dei 12 mesi.

Immagina di voler lanciare un nuovo servizio. Per farlo, dovrai preparare il materiale; studiare una strategia di lancio; impostare una sales page sul tuo sito e automatizzare il processo di acquisto; infine, promuovere questa tua novità. Insomma, ci vogliono mesi! E la preparazione è fondamentale.

Quando studiare il Business Plan annuale?

Per arrivare prontə al nuovo anno e iniziare con le idee ben chiare, è consuetudine lavorare al Business Plan annuale con due o tre mesi di anticipo: per esempio, tra settembre e ottobre 2023 mi dedicherò alla pianificazione del 2024 per il mio business.

Per dedicarsi a questa attività con la dovuta cura e concentrazione, personalmente amo ritagliarmi qualche giorno solo per questo. Una buona idea può essere allontanarsi dai tuoi soliti spazi, magari regalandoti un soggiorno di 3 giorni in qualche luogo che ti ispira; ma non è assolutamente necessario! Puoi lavorare al Business Plan annuale anche dal divano di casa tua, purché tu riesca a staccare la testa dalle incombenze quotidiane e dalle distrazioni.

Quando si parla di pianificazione, credo nell’approccio personale: ognunə può trovare il metodo perfetto per sé. Ma, per ispirarti, ti racconto più o meno come suddivido io il lavoro sul Business Plan annuale, in 3 giorni.

  1. Giorno 1 – La Visione: la pianificazione parte sempre dagli obiettivi. Durante tutto il primo giorno mi fermo a domandarmi che vita voglio fare, come immagino le mie giornate ideali, che cambiamenti desidero apportare e dove invece mi sento già soddisfatta. Scrivo i risultati che intendo ottenere, sia nella sfera lavorativa che in quella personale – perché, in realtà, si intrecciano indissolubilmente. A fine giornata, avrò scritto i miei obiettivi SMART e costruito una Vision Board.
  2. Giorno 2 – Le Azioni: con i miei obiettivi alla mano, inizio a fare una lista di tutte le idee, le iniziative e le operazioni che, nel concreto, potrei mettere in pratica per raggiungere il successo. Parto con un brainstorming, e senza preoccuparmi della fattibilità segno ogni ispirazione che mi coglie. Pian piano, poi, opero una scrematura. Entro la fine della giornata, avrò una lista delle azioni concrete da pianificare nel mio anno di business.
  3. Giorno 3 – Il Calendario: quelle azioni che ho deciso di pianificare diventano eventi da sistemare su una linea temporale. Tenendo in considerazione l’impegno necessario per ciascuno, organizzerò ogni iniziativa durante l’anno e, nel farlo, starò attenta a una serie di fattori: ci sono eventi che rischiano di sovrapporsi? Ho il tempo materiale per fare tutto? Sto sfruttando i momenti caldi dell’anno in modo strategico (per esempio Natale o il Back to School possono essere ricorrenze utilissime per alcune attività). Entro la fine del terzo giorno, avrò il mio calendario completo e il Business Plan annuale pronto.

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Gli obiettivi della tua pianificazione.

Come abbiamo visto, per riflettere sulla pianificazione è bene partire dai tuoi obiettivi.

Attenzione, però: prima di chiederti cosa vuoi ottenere, rifletti su come vuoi sentirti.

Non siamo molto abituatə a pensare in questi termini, non è vero? Quando ancora siamo bambinə, ci domandano cosa vogliamo fare da grandi e non chi vogliamo essere (come riflette benissimo la mia amica Arianna Testi nel suo libro Mindful Business).

In questo primo passo verso la tua pianificazione annuale, invece, ti chiedo di decidere proprio questo: chi vuoi essere, fra un anno? E come vuoi sentirti?

Pensa alle emozioni e alle sensazioni che desideri provare: i tuoi obiettivi SMART saranno poi la traduzione oggettiva di queste tue considerazioni.

Per esempio, può darsi che fra un anno tu voglia sentirti più indipendente, liberə di prendere le tue decisioni. Per raggiungere quello stato d’animo, magari deciderai di aumentare le tue entrate mensili perché un certo potere economico ti garantirà la libertà di fare della tua vita quello che vuoi, viaggiare di più o affittare casa per conto tuo.

Prova a immaginare la tua giornata ideale fra un anno: dove ti trovi? Cosa stai facendo? Chi c’è intorno a te? E che sensazioni provi? Quando avrai sguazzato nella tua Visione, fai una lista di tutto quello che ti serve per arrivare a vivere proprio quel momento lì. Infine, traduci tutto in obiettivi concreti, misurabili, e con una data di scadenza.

Pianificazione sostenibile: eventi annuale, trimestrali e mensili.

Come detto, è impossibile pianificare un anno di Business come Solopreneur senza prendere in considerazione la sfera privata. Ma, ad un certo punto, arriverai proprio a definire il Calendario del tuo lavoro.

Una volta stabiliti gli obiettivi per la tua attività – economici, di reputazione, di contatti, eccetera – e quando avrai rifinito la lista di azioni da pianificare per raggiungere quei traguardi, è il momento di disporre tutto su base annuale.

Tieni la tua lista di azioni davanti ed evidenzia ognuna di esse con tre colori diversi:

  • gli eventi più leggeri, cioè quelli che costituiscono la gestione quotidiana del business: programmare i contenuti sui social, rispondere alle email, curare la parte fiscale, eccetera;
  • gli eventi mediamente impegnativi, che richiedono una certa dose di preparazione: per esempio, la promozione di un servizio che già offri, e per cui hai i contenuti pronti;
  • gli eventi molto impegnativi, per cui è necessario un lavoro lungo e approfondito: per esempio il lancio di un nuovo servizio di alto livello, o un rebranding completo.

Su base annuale ti consiglio di pianificare un solo evento molto impegnativo: il tuo big event, quello su cui investirai tanto entusiasmo, energie e che dovrebbe portarti grandi risultati. Di eventi mediamente impegnativi puoi arrivare a pianificarne quattro, uno a trimestre. Per quanto riguarda invece la gestione quotidiana del business, potrai organizzarti su base settimanale come più ti è congeniale.

Ciascuno di questi eventi richiederà lavoro continuativo durante tutto l’anno ed è scomponibile in parti più piccole.

Per esempio, il mio big event potrebbe essere il lancio di un nuovo percorso di mentoring in gruppo. Posso scomporre questo evento nelle sue singole parti: studiare la scaletta, preparare i contenuti ed i materiali, decidere le date esatte degli incontri, studiare la promozione e il marketing, scrivere le newsletter da inviare durante il lancio, eccetera.

Quando avrò stilato la lista completa delle singole azioni, potrò sistemare una per una sul mio calendario.

Attenzione agli eventi più leggeri, quelli di gestione quotidiana: presi singolarmente sembrano roba da poco conto ma ciascuno richiede tempo! Non sottovalutarli e non cercare di incastrarli fra i piccoli buchi di tempo; una buona tecnica può essere quella del batching, che prevede di accorpare attività simili. Magari puoi stabilire di dedicare alle fatture una sola mattinata a settimana: così dovrai aprire il software solo una volta, aggiornare il documento dove tieni traccia di entrate e uscite solo una volta, applicare le marche da bollo solo una volta.

Il monitoraggio per ottenere risultati.

Pianificare, di per sé, non è sufficiente: è poi necessario mettere in pratica la strategia definita.

Inoltre, un aspetto da non trascurare sono i monitoraggi: a intervalli regolari – stabiliti in proporzione al tempo su cui hai pianificato – devi prevedere dei momenti in cui analizzare i tuoi progressi, per capire cosa funziona e cosa no.

Che significa che i tuoi appuntamenti di monitoraggio devono essere proporzionati all’intervallo di tempo su cui hai pianificato? Che se, per esempio, hai un obiettivo da raggiungere entro un mese, monitorerai i tuoi progressi ogni settimana; se hai pianificato su un anno, alla fine di ogni trimestre; se hai pianificato a cinque anni, alla fine di ogni anno.

Questo perché i tuoi progressi saranno tanto più veloci o lenti a seconda del tempo che ti sei datə: se hai deciso di laurearti in medicina entro sei anni, non sarai prontə a un’operazione a cuore aperto dopo una settimana, no?

Ispirazione e rituali per pianificare.

Eccoti una piccola lista di strumenti, gesti o risorse utili per diventare cintura nera di pianificazione ispirata.

  • La ruota dell’anno con i Tarocchi o un Mazzo di Ispirazione: estrai 12 carte, una per ogni mese; osserva le immagini o domandati che suggerimento quella carta vuole darti. Io faccio la mia stesa soprattutto per ispirare il mio calendario editoriale, ma funziona alla grande anche per pianificare gli eventi del business.
  • Una Vision Board: nella prima fase della pianificazione, quando ancora sei lì a fantasticare, prova a costruire un collage per descrivere quella vita ideale che vuoi ottenere per te stessə in un anno. Ti aiuterà a capire con più chiarezza le azioni da calendarizzare per arrivarci.
  • I giorni vuoti: nella tua pianificazione non riempire ogni minuto di ogni giorno, ma lascia un po’ di spazio vuoto per gestire imprevisti che, inevitabilmente, arriveranno. Oppure, se proprio non capita niente, per un po’ di sano relax!